RasterOne by Webtec SolutionsDie anpassbare CRM- und Projektplattform für Architektur- und Planungsbüros.
Projekte, E-Mails, Aufgaben, Dokumente, Planstände und KI-Auswertungen in einem klaren System. RasterOne basiert auf einer bestehenden Plattform und wird individuell an Ihre Bürostruktur, Rollen, Projektabläufe und Kommunikationswege angepasst.
Handlungsbedarf: Elektroplan prüfen, Freigabe Brandschutz einholen, fehlende Unterlagen beim Fachplaner anfordern.
Planungsbüros verlieren Zeit nicht durch schlechte Arbeit, sondern durch verstreute Informationen.
In vielen Architektur- und Planungsbüros liegen Projektinformationen verteilt über Outlook, Excel, Netzlaufwerke, Teams, Papiernotizen und einzelne Köpfe. Genau dort entstehen Rückfragen, doppelte Arbeit, fehlende Freigaben und unklare Planstände.
Wichtige Abstimmungen sind schwer wiederzufinden oder hängen an einzelnen Personen.
Dateinamen, Versionen und Freigaben müssen manuell nachvollzogen werden.
Aus E-Mails, Telefonaten und Besprechungen werden Aufgaben, aber nicht immer sauber dokumentiert.
Unterlagen, Protokolle, Pläne und Nachweise liegen an verschiedenen Orten.
Wenn jemand krank, im Urlaub oder überlastet ist, fehlt schnell der Überblick.
Zusammenfassungen bleiben generisch, statt wirklich mit Projektkontext zu arbeiten.
RasterOne bringt diese Informationen in eine klare, projektbezogene Struktur.
Nicht Ihr Büro passt sich der Software an. RasterOne wird passend zu Ihrem Büro eingerichtet.
Viele Standardlösungen zwingen Büros in vorgegebene Abläufe. RasterOne verfolgt einen anderen Ansatz: Die Plattform bringt eine klare Struktur für Projekte, E-Mails, Aufgaben, Dokumente und Planstände mit, wird aber auf Ihre echten Büroabläufe abgestimmt.
So erhalten Sie kein starres Standard-CRM und keine teure Neuentwicklung von null, sondern eine bestehende Plattform mit individueller Einrichtung.
Wir schauen uns an, wie Ihr Büro heute Projekte, E-Mails, Pläne, Aufgaben, Dokumente und Freigaben organisiert.
Projektstruktur, Rollen, Status, Vorlagen, Freigaben, Dokumentenlogik und Auswertungen werden passend konfiguriert.
Wenn Standardfunktionen nicht reichen, können individuelle Erweiterungen geplant und umgesetzt werden.
RasterOne verbindet die Vorteile einer fertigen Plattform mit der Flexibilität einer individuellen Bürosoftware.
RasterOne ist kein klassisches Vertriebs-CRM. Es ist Ihre zentrale Projektplattform.
Standard-CRM-Systeme denken in Leads, Deals und Sales-Pipelines. RasterOne denkt in Projekten, Bauherren, Fachplanern, Planständen, Freigaben, Aufgaben, E-Mails, Dokumenten und Nachweisen.
Alle relevanten Informationen pro Projekt an einem Ort: Beteiligte, Aufgaben, E-Mails, Dokumente, Planstände und Historie.
Projektbezogene Kommunikation wird nachvollziehbar zugeordnet, statt in einzelnen Postfächern zu verschwinden.
Zuständigkeiten, Wiedervorlagen, Deadlines und offene Punkte bleiben sichtbar.
Planstände, Freigaben, Versionen und Versandhistorie werden sauber dokumentiert.
Projektstände, offene Punkte, Risiken und nächste Schritte können automatisiert zusammengefasst werden.
Nicht jeder Nutzer muss alles sehen oder freigeben können. RasterOne unterstützt klare Zuständigkeiten.
Individuell angepasst, ohne teure Neuentwicklung von null.
Jedes Architektur- und Planungsbüro arbeitet anders. Projektrollen, Ordnerstrukturen, Freigabeprozesse, E-Mail-Abläufe, Planstände und interne Verantwortlichkeiten sind selten identisch. RasterOne wird auf Ihre bestehende Arbeitsweise abgestimmt und dort erweitert, wo Ihr Büro besondere Abläufe braucht.
Projektnummern, Projektphasen, Beteiligte, interne und externe Projektleitung sowie Statuslogiken können passend abgebildet werden.
Projektleitung, Verwaltung, Geschäftsführung, technische Mitarbeitende und externe Beteiligte erhalten passende Ansichten und Berechtigungen.
Bestehende Ordnerstrukturen, Planstände, Protokolle, Nachweise und Projektunterlagen werden in eine klare digitale Struktur überführt.
E-Mail-Postfächer, Projektpostfächer, Weiterleitungen oder manuelle Zuordnung können je nach Umgebung eingebunden werden.
Planfreigaben, Dokumentenprüfungen, Versandlogiken und interne Kontrollschritte können passend eingerichtet werden.
KI-Auswertungen, Zusammenfassungen, Risiko-Hinweise und Reports werden auf die Anforderungen Ihres Büros abgestimmt.
Entwickelt für Büros, die Projekte nicht mehr über fünf verschiedene Systeme steuern wollen.
Geeignet für
- Architekturbüros
- Ingenieurbüros
- TGA-Planer
- Fachplaner
- Bauprojektsteuerer
- kleinere und mittlere Planungsbüros
- Büros mit mehreren Projektleitern
- Teams mit viel E-Mail-, Plan- und Dokumentenkommunikation
Besonders hilfreich, wenn
- Projekte laufen über mehrere Personen
- E-Mails müssen projektbezogen nachvollziehbar sein
- Planstände und Freigaben sollen sauber dokumentiert werden
- Aufgaben entstehen aus E-Mails, Besprechungen oder Telefonaten
- Wissen hängt aktuell an einzelnen Personen
- Outlook, Excel, Teams und Netzlaufwerke stoßen an Grenzen
- KI soll sinnvoll im Projektkontext eingesetzt werden
Nicht ideal für
- reine Vertriebsorganisationen
- Unternehmen, die nur ein einfaches Kanban-Board suchen
- Büros ohne echte Projektstruktur
- Teams, die bewusst alles in Outlook und Ordnern belassen wollen
Alles, was im Projektalltag zusammengehört, wird in RasterOne verbunden.
Projektstammdaten, Beteiligte, Status, KPI-Leiste, Timeline und offene Punkte laufen in einer zentralen Projektakte zusammen.
- Projektstammdaten
- Bauherr, Auftraggeber, Beteiligte
- interne und externe Projektleitung
- Projektstatus und Projektphasen
- Projekt-KPI-Leiste
- Aktivitätshistorie und Timeline
- offene Punkte und Handlungsbedarf
Kommunikation wird nicht nur angebunden, sondern im Projektkontext nutzbar und nachvollziehbar gemacht.
- E-Mails projektbezogen zuordnen
- Postfachintegration je nach Umgebung
- Vorlagen und Signaturen
- offene Rückfragen erkennen
- Projektpostfächer optional
- manuelle oder automatisierte Zuordnung
- Follow-up-Hinweise
Aus Kommunikation, Besprechungen oder manueller Erfassung entstehen Aufgaben mit Verantwortlichkeit und Verlauf.
- Aufgaben erstellen
- Verantwortliche zuweisen
- Fristen setzen
- Wiedervorlagen nutzen
- überfällige Punkte erkennen
- Tages- und Wochenübersichten
- Eskalationshinweise
Planstände, Freigaben, Versandhistorie und Unterlagen werden strukturiert dokumentiert.
- Dokumente je Projekt ablegen
- Planstände versionieren
- Freigaben dokumentieren
- Planversand vorbereiten
- Versandhistorie speichern
- fehlende Unterlagen nachverfolgen
- Uploads protokollieren
RasterOne bereitet Projektinformationen auf, ohne die fachliche Entscheidung aus dem Büro zu nehmen.
- Projektzusammenfassungen
- offene Punkte auswerten
- Risiken und Handlungsbedarf erkennen
- E-Mails zusammenfassen
- Aufgaben aus Inhalten ableiten
- Wochenberichte vorbereiten
- fehlende Informationen erkennen
Rechte, Freigaben, Audit-Log und Zugriffskonzepte werden von Anfang an mitgedacht.
- Rollen und Rechte
- Audit-Log
- Aktivitätshistorie
- Freigabeprozesse
- DSGVO-orientierte Einrichtung
- Rechte pro Projekt oder Rolle
- Nachvollziehbarkeit bei Uploads, Freigaben und Versand
Offene Punkte: Freigabe Brandschutz fehlt, Planstand E-04 wurde noch nicht bestätigt, TGA-Rückfrage ist seit 3 Tagen offen.
So läuft ein Projekt mit RasterOne.
Projektname, Projektnummer, Bauherr, Beteiligte, Rollen und Zuständigkeiten werden sauber angelegt.
Aufgaben, Dokumente, Planstände, E-Mails und Kontakte werden in einer gemeinsamen Projektakte gebündelt.
E-Mails und wichtige Abstimmungen landen direkt beim passenden Projekt.
Uploads, Versionen, Freigaben und Versandprozesse werden nachvollziehbar dokumentiert.
Offene Punkte, Zuständigkeiten, Wiedervorlagen und Deadlines bleiben sichtbar.
RasterOne hilft dabei, offene Punkte, Risiken, fehlende Unterlagen und nächste Schritte schneller zu erkennen.
Warum RasterOne mehr bringt als Outlook, Excel und ein Standard-CRM.
RasterOne ersetzt nicht blind Ihre Arbeitsweise. Es bildet sie strukturierter ab.
KI dort, wo sie im Büroalltag wirklich hilft.
RasterOne nutzt KI nicht als Spielerei, sondern zur Entlastung im Projektalltag. Die KI kann Kommunikation zusammenfassen, offene Punkte erkennen, Projektstände vorbereiten und Hinweise auf fehlende Informationen geben.
Die fachliche Entscheidung bleibt beim Büro. RasterOne hilft dabei, relevante Informationen schneller sichtbar zu machen.
Was ist passiert? Was ist offen? Was braucht Aufmerksamkeit?
Lange Kommunikationsverläufe schneller erfassen.
Aus E-Mails, Protokollen oder Notizen mögliche Aufgaben ableiten.
Fehlende Freigaben, offene Planstände oder überfällige Unterlagen sichtbar machen.
Projektstände für Leitung oder Team vorbereitet zusammenfassen.
KI unterstützt, ersetzt aber keine fachliche Prüfung oder Freigabe.
Nachvollziehbarkeit von Anfang an mitgedacht.
Gerade in Architektur- und Planungsbüros ist entscheidend, wer wann welche Information erhalten, hochgeladen, freigegeben oder versendet hat. RasterOne unterstützt klare Prozesse, Rechte und Dokumentation.
Projektleitung, Mitarbeitende, Verwaltung, Geschäftsführung und externe Beteiligte können unterschiedlich berechtigt werden.
Wichtige Aktionen wie Uploads, Freigaben, Statusänderungen oder Versandprozesse bleiben nachvollziehbar.
Planstände können erst nach definierter Freigabe weitergegeben werden.
Aktivitäten, Aufgaben, E-Mails und Dokumente bleiben im Projektkontext sichtbar.
Hosting, Zugriff, Datenhaltung und KI-Nutzung können passend zu Ihren Anforderungen abgestimmt werden.
Rollen, Teams, Projektgruppen und externe Beteiligte können je nach Büro unterschiedlich eingebunden werden.
Die konkrete datenschutzrechtliche Ausgestaltung wird passend zu Ihrer technischen Umgebung und Ihren Anforderungen abgestimmt.
Pakete als Einstieg. Anpassung nach Ihrem Büroalltag.
Jedes RasterOne-Paket enthält eine strukturierte Einrichtung. Dabei werden Projektstruktur, Rollen, Workflows, E-Mail-Abläufe und zentrale Vorlagen an Ihr Büro angepasst. Zusätzliche individuelle Erweiterungen sind je nach Paket und Bedarf möglich.
Für kleine Büros, die Projekte, Aufgaben und Dokumente zentraler organisieren möchten.
- Projektverwaltung
- Firmen und Ansprechpartner
- Aufgaben und Fristen
- einfache Projektakte
- Dokumentenablage
- Aktivitätshistorie
- PWA-Zugriff
- Basis-Support
- grundlegende Einrichtung der Projektstruktur
Für Büros, die E-Mails, Aufgaben, Planstände und Dokumente sauber zusammenführen wollen.
- alles aus Starter
- E-Mail-Zuordnung
- Planstandverwaltung
- Freigabe-Workflow
- Rollen und Rechte
- Projekt-KPI-Leiste
- KI-Zusammenfassungen
- monatlicher Projekt- und Fristenreport
- erweiterte Einrichtung von Workflows und Vorlagen
Für wachsende Büros mit mehreren Projektleitern, mehr Dokumentation und mehr Automatisierung.
- alles aus Plus
- erweiterte E-Mail-Integration
- Planversand-Historie
- Risiko-Hinweise
- Wochenberichte
- Audit-Log
- erweiterte Rollenlogik
- priorisierter Support
- erweiterte Auswertungen
Für größere Büros, mehrere Standorte, eigene Serverlogik oder besondere Sicherheitsanforderungen.
- alles aus Pro
- individuelle Rollen- und Rechtekonzepte
- API-Anbindungen
- lokaler Server-/Datei-Connector optional
- individuelle KI-Regeln
- erweitertes Reporting
- persönliches Onboarding
- besondere Hosting- oder Sicherheitskonzepte
Alle Preise netto zzgl. USt. Die Einrichtung umfasst Konfiguration, Rollen, Projektstruktur, Vorlagen und Onboarding. Externe Projektbeteiligte können je nach Workflow eingebunden werden, ohne dass jedes Projekt durch unnötige Nutzerlizenzen teuer wird.
Die Pakete bilden den Einstieg in RasterOne. Wenn Ihr Büro spezielle Workflows, eigene Felder, besondere Freigaben oder individuelle Auswertungen benötigt, können diese zusätzlich geplant und umgesetzt werden.
Was in der Einrichtung enthalten ist.
Die einmalige Einrichtung sorgt dafür, dass RasterOne nicht wie eine starre Standardsoftware startet, sondern passend zu Ihrem Büro aufgebaut wird.
- Analyse Ihrer aktuellen Projekt- und Büroabläufe
- Einrichtung Ihrer Projektstruktur
- Anpassung von Rollen und Rechten
- Anlage relevanter Statuslogiken
- Konfiguration von Aufgaben- und Fristenprozessen
- Abstimmung der Dokumenten- und Planstandslogik
- Einrichtung zentraler Vorlagen
- E-Mail- und Kommunikationskonzept je nach Paket
- optionaler Import bestehender Daten
- Schulung und Startbegleitung
- Abstimmung erster KI-Auswertungen und Reports
Von Ihren echten Abläufen zu einem sauber eingerichteten System.
Wir verstehen Ihre aktuelle Arbeitsweise, Projektstruktur, Ablage, E-Mail-Prozesse und wichtigsten Engpässe.
Wir definieren, wie Projekte, Aufgaben, Pläne, Dokumente, E-Mails und Freigaben künftig abgebildet werden.
Nutzer, Rollen, Vorlagen, Projektstruktur, Statuslogiken und Basisdaten werden eingerichtet.
Ihr Team erhält Zugriff auf eine eingerichtete Umgebung oder Demo-Struktur.
Ihr Team arbeitet mit echten oder beispielhaften Projekten und gibt Feedback.
Nach dem Start werden Abläufe geschärft und bei Bedarf erweitert.
Häufige Fragen zu RasterOne
Ist RasterOne eine Standardsoftware oder eine Individualentwicklung?+
RasterOne ist eine bestehende Plattform, die individuell auf Ihr Büro eingerichtet wird. Dadurch starten Sie nicht bei null, erhalten aber trotzdem ein System, das zu Ihren Projekten, Rollen, Abläufen und Kommunikationswegen passt.
Können eigene Felder, Status oder Workflows abgebildet werden?+
Ja. Projektstatus, Rollen, Aufgabenlogiken, Freigabeprozesse, Dokumentenstrukturen und bestimmte Auswertungen können passend zu Ihrem Büro eingerichtet werden.
Was passiert, wenn unser Büro besondere Abläufe hat?+
Dann prüfen wir im Erstgespräch, ob diese Abläufe bereits mit RasterOne abbildbar sind oder als individuelle Erweiterung umgesetzt werden sollten.
Können bestehende Ordnerstrukturen übernommen werden?+
Ja. Bestehende Projektordner und Dokumentenstrukturen können analysiert und in eine saubere RasterOne-Struktur überführt werden.
Wird RasterOne später weiter angepasst?+
Ja. Nach dem Start können Workflows geschärft, Felder ergänzt, Automatisierungen angepasst und zusätzliche Funktionen geplant werden.
Für welche Büros ist RasterOne geeignet?+
RasterOne ist besonders geeignet für Architektur-, Ingenieur-, TGA- und Planungsbüros, die Projekte, E-Mails, Aufgaben, Dokumente und Planstände zentraler organisieren möchten.
Muss jedes externe Projektmitglied eine Lizenz haben?+
Nein, das sollte bewusst vermieden werden. Interne Nutzer werden paketbasiert abgerechnet. Externe Beteiligte können je nach Workflow gezielt eingebunden werden.
Funktioniert RasterOne mit Microsoft 365 oder Gmail?+
Ja, E-Mail-Integrationen sind je nach technischer Umgebung und Paket möglich. Im Erstgespräch prüfen wir, welche Variante für Ihr Büro sinnvoll ist.
Können bestehende Projekte übernommen werden?+
Ja. Bestehende Projekte, Firmen, Ansprechpartner und Projektstrukturen können im Rahmen der Einrichtung übernommen oder sauber neu strukturiert werden.
Kann KI deaktiviert oder eingeschränkt werden?+
Ja. KI-Funktionen können passend zu Ihren Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen eingesetzt, eingeschränkt oder deaktiviert werden.
Wo werden die Daten gehostet?+
Das Hosting kann DSGVO-orientiert auf EU- bzw. Deutschland-Infrastruktur erfolgen. Für größere Büros sind individuelle Hosting-, Backup- und Sicherheitskonzepte möglich.
Gibt es eine Mindestlaufzeit?+
Empfohlen wird eine Mindestlaufzeit von 12 Monaten, weil RasterOne eingerichtet, eingeführt und an echte Büroabläufe angepasst wird.
Bekommen wir vorab einen Demo-Zugang?+
Ja. Über die Seite kann ein Demo-Zugang beantragt werden. Je nach Bedarf kann dieser als allgemeine Demo oder als vorbereitete Testumgebung bereitgestellt werden.
Demo-Zugang für RasterOne beantragen
Sie möchten RasterOne erst ansehen oder direkt besprechen, ob die Plattform zu Ihrem Büro passt? Beantragen Sie einen Demo-Zugang oder fragen Sie ein kostenloses Erstgespräch an.
Wir melden uns mit einer ersten Einschätzung, welches Paket und welche Einrichtung für Ihr Büro sinnvoll ist.