CRM für PlanungsbürosDas CRM, das sich Ihrem Planungsbüro anpasst
nicht andersherum.
Individuelle CRM-, Projekt- und Kommunikationslösungen für Architekten, Ingenieurbüros und technische Planer. Mit E-Mail-Integration, Aufgabenverfolgung, Projektmanagement, Planversand, KI-Auswertung, Sicherheitsfunktionen und sauberem Logging - angepasst an Ihre echten Workflows.
Planungsbüros verlieren jeden Tag Zeit zwischen E-Mails, Plänen, Aufgaben und Projektständen.
In vielen Architektur- und Ingenieurbüros liegen wichtige Informationen verteilt: in Outlook, auf dem Server, in Projektordnern, in einzelnen Postfächern, in Telefonnotizen oder in den Köpfen der Mitarbeiter.
Projektabsprachen, Planstände und Freigaben verschwinden in langen Mailverläufen.
Wer hat was angefordert? Welche Unterlagen fehlen? Was ist erledigt?
Kontakte, Pläne, Dokumente, Notizen und Termine liegen an unterschiedlichen Orten.
Telefonate, E-Mails, Planversand und interne Entscheidungen sind nicht zentral nachvollziehbar.
Viele CRM-Systeme sind für Vertrieb gebaut, nicht für Bauprojekte und technische Abstimmung.
Sie behalten Ihre Arbeitslogik. Wir bauen das System darum herum.
Zentrale Projektakte mit allen relevanten Daten, Zuständigkeiten und Aktivitäten.
- Bauherr und Auftraggeber
- Fachplaner und Dienstleister
- Projektstatus und Aufgaben
- Dokumente, Planstände und Notizen
- Kommunikationshistorie
Firmen, Ansprechpartner, Rollen und Zuständigkeiten werden projektübergreifend gepflegt.
- Auftraggeber und Behörden
- Architekturbüros
- ausführende Firmen
- interne Teammitglieder
- externe Projektbeteiligte
Aufgaben entstehen aus E-Mails, Telefonaten, Projektaktivitäten oder manuell.
- Unterlagen anfordern
- Rückruf planen
- Freigabe einholen
- Fristen setzen
- Wiedervorlagen erstellen
Alle relevanten Vorgänge laufen in einer nachvollziehbaren Projekthistorie zusammen.
- E-Mail empfangen oder versendet
- Telefonnotiz erstellt
- Datei hochgeladen
- Plan verschickt
- Status geändert
E-Mails endlich projektbezogen verwalten.
E-Mail-Kommunikation ist in Planungsbüros oft der wichtigste Informationskanal. Deshalb integrieren wir E-Mails direkt in das CRM, nicht als kleines Zusatzfenster, sondern als vollwertige Arbeitsoberfläche.
Aus einer E-Mail wird nicht nur eine Nachricht, sondern ein nachvollziehbarer Projektvorgang.
- E-Mails Projektakten zuordnen
- vollständige Mailansicht mit Anhängen
- Antworten direkt aus dem CRM
- Signaturen und Vorlagen nutzen
- Aufgaben aus E-Mails erstellen
- Planversand dokumentieren
- Anhänge prüfen und speichern
- E-Mail-Verlauf in der Projektchronik anzeigen
KI dort, wo sie im Büroalltag wirklich hilft.
Optional erweitern wir das CRM um KI-Funktionen, die Projektkommunikation, E-Mails und Informationen schneller auswertbar machen. Die KI ersetzt keine Fachentscheidung, hilft aber beim Finden, Zusammenfassen und Überführen in Aufgaben.
Lange Verläufe werden auf Entscheidungen, offene Punkte, Fristen und Aufgaben verdichtet.
Nutzer fragen nach offenen Unterlagen, letzten Abstimmungen oder Rückmeldungen im Projekt.
Aus Anforderungen in E-Mails oder Notizen können direkt Aufgaben vorgeschlagen werden.
Telefonnotizen, Aufgaben oder E-Mail-Entwürfe können optional per Sprache entstehen.
Statt Ordner zu durchsuchen, können Nutzer Fragen zu Mails, Rollen und Absprachen stellen.
Projekte, Datenklassen, Modelle, Nutzerrechte und KI-Aktionen lassen sich gezielt begrenzen.
Sicherheit, Logging und Nachvollziehbarkeit von Anfang an mitgedacht.
Rechte, Logging und E-Mail-Sicherheit
Gerade bei sensiblen Projekten, öffentlichen Auftraggebern oder kritischer Infrastruktur braucht ein CRM mehr als nur schöne Listen.
- rollenbasierte Benutzerrechte
- Projektzugriffe nach Team oder Rolle
- Aktivitätsprotokoll und Änderungsverlauf
- Login- und Zugriffshistorie
- sichere E-Mail-Anbindung
- Warnungen bei verdächtigen Absendern
- SPF/DKIM/DMARC-Prüfungen
- revisionsnahe Dokumentation wichtiger Vorgänge
Planversand und Dokumentenmanagement
So ist jederzeit klar, welche Unterlagen wann, an wen und mit welchem Stand verschickt wurden.
- Planversand aus der Projektakte
- Empfängergruppen pro Projekt
- Versandhistorie
- Dateianhänge aus Projektordnern
- Unterlagenanforderung per E-Mail
- Status offen, angefordert, erhalten oder erledigt
- Server- oder S3-kompatible Speicherung
- Archivierungslogik für alte Projekte
Einmal passend entwickeln lassen, statt dauerhaft für unpassende Software zahlen.
So kann Ihr Büroalltag damit aussehen.
Auftraggeber, Ansprechpartner, beteiligte Firmen und erste Aufgaben werden strukturiert vorbereitet.
Vorlage wählen, E-Mail versenden, Vorgang protokollieren und Wiedervorlage erstellen.
Anhänge werden gespeichert, offene Punkte erkannt und Aufgaben vorgeschlagen.
Die KI fasst Aufgaben, E-Mails, Notizen und fehlende Unterlagen projektbezogen zusammen.
Empfänger, Zeitpunkt, Anhänge und Projektstand werden automatisch protokolliert.
Für Büros, die mehr brauchen als Outlook, Excel und Standard-CRM.
Geeignet für
- Ingenieurbüros
- Architekturbüros
- TGA-Planer
- Elektroplaner
- HLS-Planer
- Bauprojektsteuerer
- technische Sachverständige
- kleinere und mittlere Planungsbüros
Hosting passend zu Ihren Anforderungen
Sie entscheiden, wie offen oder restriktiv das System mit Daten arbeiten darf.
- Hosting in Deutschland
- Anbindung an Microsoft 365
- Anbindung an Google Workspace
- IMAP/SMTP-Anbindung
- rollenbasierte Rechte
- AVV- und Datenschutzkonzept
- projektspezifische KI-Freigaben
- Logging von KI-Auswertungen
Von Ihren echten Abläufen zur passenden Software.
Wir schauen uns Projekte, E-Mails, Aufgaben, Planversand, Dateiablage und Verantwortlichkeiten an.
Gemeinsam definieren wir Funktionen und Prozesse, die digital abgebildet werden sollen.
Das CRM wird passend zu Ihren Workflows entwickelt oder erweitert.
E-Mail, Benutzerverwaltung, Projektstruktur, Dokumente und optionale KI-Funktionen werden angebunden.
Nach dem Start wird das System im echten Alltag getestet und weiter verfeinert.
Bereit für ein CRM, das wirklich zu Ihrem Büro passt?
Lassen Sie uns gemeinsam prüfen, welche Abläufe in Ihrem Unternehmen digitalisiert, automatisiert oder mit KI unterstützt werden können.